Microsoft SharePoint

Aparavi ermöglicht es Geschäftsanwendern, Datenaktionen durch die Verknüpfung von SharePoint Online-Quellen und -Zielen zu automatisieren, ohne Code oder Kommandozeile.

Übersicht

Aparavi ermöglicht es Geschäftsanwendern, Datenaktionen durch die Verknüpfung von SharePoint Online-Quellen und -Zielen zu automatisieren, ohne Code oder Kommandozeile. Bevor Sie mit SharePoint Online arbeiten, müssen Sie die Anwendung im Microsoft Entra Admin Center hinzufügen und konfigurieren. Die Anleitung dazu finden Sie hier:

• Integrations - Microsoft Office Connectors

Bitte beachten: Das System benötigt mindestens eine Quelle und einen Include-Pfad, um einen Dateiscan abzuschließen. Mehrere Include-Pfade können ebenfalls angepasst werden, aber die Pfadeinträge folgen einer Rangordnung, die eingehalten werden muss.

1. Klicken Sie auf den Policies-Reiter. Standardmäßig navigiert das System zum Sources-Unterreiter.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Add Source in der oberen rechten Ecke des Bildschirms.

3. Wählen Sie SharePoint Online aus dem Dropdown-Menü.

4. Geben Sie die erforderlichen Informationen in die Felder ein, um die SharePoint Online-Quelle einzurichten und zu konfigurieren:

• Source Type: Dieses Feld wird automatisch mit der ausgewählten SharePoint Online-Quelle befüllt. Dieses Feld kann nicht geändert werden.
• Service Name: Geben Sie einen beliebigen Namen für die SharePoint Online-Quelle ein.
• Include Paths: Klicken Sie auf den Abschnitt Include Paths und fügen Sie mindestens einen Pfad hinzu. Obwohl mehrere Include-Pfade eingegeben werden können, hat das System eine Rangordnung für die Pfade, die befolgt werden muss.

Der Pfad besteht aus 3 Elementen:

• Site-Name gibt an, welche Site gescannt werden soll;
• Drive-Name gibt an, welches Laufwerk innerhalb der entsprechenden Site gescannt werden soll, standardmäßig werden alle Laufwerke für die entsprechende Site gescannt;
• Ordnername gibt an, welche Ordner innerhalb des entsprechenden Laufwerks gescannt werden sollen, standardmäßig werden alle Ordner für das entsprechende Laufwerk gescannt. Das Standard-Laufwerk ist “Documents”.

Der Include-Pfad sollte im folgenden Format sein: siteName/driveName/FolderName.

Beispiele:

• • * - Scannen aller Sites eines Kontos.
    • AparaviTest/* - Scannen einer bestimmten Site.
    • AparaviTest/Documents/Folder/* - Scannen eines bestimmten Ordners in der “Documents”-Bibliothek. Die “Documents”-Bibliothek ist ein obligatorischer Bestandteil der Site und muss immer im Pfad enthalten sein.
    • AparaviTest/Documents/Test* - Scannen mit Wildcards im Dateipfad. Dies schließt alle Dateien und Ordner ein, die mit dem Wort Test beginnen (z.B. AparaviTest/Documents/Test1, AparaviTest/Documents/Testimony, AparaviTest/Documents/Test123.pdf).
• Exclude Paths: Zusätzlich zur Konfiguration von Include-Pfaden ist ein optionaler Schritt die Eingabe eines Exclude-Pfads im folgenden Abschnitt. Bei Eingabe überspringt das System den Pfad und scannt die darin enthaltenen Ordner und Dateien nicht.

Beispiele:

• • AparaviTest - Ausschließen einer bestimmten Site von einem Scan.
    • AparaviTest/Documents/Folder - Ausschließen eines bestimmten Ordners in der “Documents”-Bibliothek. Die “Documents”-Bibliothek ist ein obligatorischer Bestandteil der Site und muss immer im Pfad enthalten sein.
    • AparaviTest/Documents/Test* - Ausschließen mit Wildcards im Dateipfad. Dies schließt alle Dateien und Ordner aus, die mit dem Wort Test beginnen (z.B. TestSite/Documents/Test1, estSite/Documents/Testimony).
    • AparaviTest/Documents/doc.txt - Ausschließen einer bestimmten Datei doc.txt.
• Configure Parameters:
  • Tenant Id: Eine eindeutige Kennung, die sich von Ihrem Organisationsnamen oder Ihrer Domain unterscheidet (Konfiguration in Microsoft Entra).
  • Region: Dies gibt die Rechenzentrumsregionen für das SharePoint Online-Konto an.
  • Client Id: Die für Ihre Anwendung erstellte Client Id (Konfiguration in Microsoft Entra).
  • Client Secret: Das Client Secret für Ihre Anwendung (Konfiguration in Microsoft Entra).
• Kostenabschätzungen konfigurieren:
  • Access Rate: Benötigte Zeit zum Abrufen einer Datei in MB pro Sekunde.
  • Access Delay: Verstrichene Zeit, bevor der Zugriff auf eine Datei beginnt.
  • Access Cost: Die Egress-Kosten pro MB zum Abrufen einer Datei.
  • Storage Cost: Die Kosten pro MB für die Speicherung einer Datei pro Monat.

5. Nachdem alle Abschnitte im Add Source-Dialogfeld ausgefüllt wurden, klicken Sie auf die Schaltfläche Validate. Bei erfolgreicher Validierung klicken Sie auf OK. Wenn die Schaltfläche OK nicht aktiv wird, deutet dies darauf hin, dass die Anmeldedaten einen Fehler verursachen und vor dem Fortschreiten der Konfiguration überarbeitet werden müssen.

6. Sobald die SharePoint Online-Einstellungen validiert wurden, klicken Sie auf OK.

7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Save All Changes.

8. Klicken Sie auf OK.

9. Sobald die Quelle konfiguriert wurde, zeigt das System eine Benachrichtigung an und beginnt mit dem Scannen von der SharePoint Online-Quelle.

Bitte beachten: Wenn bei dem Scan Fehler auftreten, können diese durch falsche Anwendungsberechtigungseinstellungen verursacht werden. Überprüfen Sie die Liste der minimal erforderlichen Rechte auf der Seite “How to configure an application in the Microsoft Entra admin center configuration for Cloud Connectors”.

Bitte beachten: Der SharePoint-Connector unterstützt die Dateieigenschaft ACCESS DATE nicht, daher ist sie in unserem System leer. SharePoint unterstützt die Dateieigenschaften PERMISSIONS und DATA OWNERS nicht.