Abteilungen und Datentypen

Wenn Sie sich Ihre Organisation und die Art der Organisation von Dateifreigaben ansehen, sind diese höchstwahrscheinlich nach Abteilungen gegliedert -- aber was ist mit den Freigaben einzelner Benutzer?

Abteilung

Wenn Sie sich Ihre Organisation und die Art der Organisation von Dateifreigaben ansehen, sind diese höchstwahrscheinlich nach Abteilungen gegliedert — aber was ist mit den Freigaben einzelner Benutzer? Gemeinsame Speicherbereiche für einzelne Benutzer innerhalb von Abteilungen und separate gemeinsame Laufwerke für die Abteilungsnutzung sind in Organisationen ueblich. Dieses Setup ermöglicht eine effiziente Organisation und Zugriffskontrolle und berücksichtigt Benutzer, die in mehreren Abteilungen arbeiten, während die Datenintegritaet und Vertraulichkeit gewahrt bleibt.

Tags basierend auf Abteilungen können bei verschiedenen Tagging-Szenarien helfen, wobei sich diese mit anderen Aspekten des Taggings innerhalb der Aparavi-Plattform ueberschneiden können.

• Benutzerdaten — Das Taggen der Daten eines Benutzers mit seiner zugewiesenen Abteilung stellt sicher, dass die Daten basierend auf Massnahmen gegen Data ROT verschoben oder bereinigt werden können. Wenn beispielsweise ein Benutzer die Organisation verlaesst, was passiert dann mit seinen Dateien? Bestimmte Dateien können als Dateien identifiziert werden, die der Taetigkeit der jeweiligen Abteilung zugutekommen, aber es gibt möglicherweise auch Dateien wie Fotos, Audio, Videos usw., die trivial und nutzlos sind. Das Taggen der entsprechenden nuetzlichen Dateien ermöglicht eine bessere Entscheidung darueber, was in die Abteilungsfreigabe verschoben werden kann, und erlaubt das Löschen der ueberfluessigen Dateien.
• Verwendung mehrerer Tags — Mit der Möglichkeit, mehrere Tags an einer Datei zu vergeben, können Dateien, die von mehreren Abteilungen genutzt werden, leicht identifiziert und Ueberschneidungen erkannt werden. In Szenarien von Data ROT und dem Wunsch, aeltere Dateien zu bereinigen, haben Sie den Einblick, die entsprechenden Teams zu fragen, ob eine Bereinigung angemessen waere.

Dies sind einige Beispiele für die Nutzung von Abteilungs-Tags. Benutzer können ihre Dateien für ihre jeweilige Abteilung kennzeichnen und mehrere Tags für abteilungsuebergreifende Dokumente verwenden.

Datentyp

Wenn Sie an die Dateien auf Ihren Freigaben denken — was sind das für Dateien? Es gibt wahrscheinlich zu viele Typen, um den Ueberblick zu behalten. Bestimmte Datentypen werden für Ihre Organisation wichtiger sein als andere, aber wie im letzten Beispiel können bestimmte Datentypen auch nach Abteilung aufgeschluesselt werden. Auf dem Dashboard der Aparavi-Plattform finden Sie das Widget “Files by Type”, um einen Einstieg zu finden, und dann vielleicht eine benutzerdefinierte Klassifizierung, um die Daten und deren Zusammenhaenge zu finden.

Hier sind einige Beispiele für Datentypen, bei denen Tags nuetzlich sein könnten — und natürlich sind Data ROT und Dark Data immer eine Ueberlegung wert.

• Videodateien — Da es sich um grosse Dateien handelt, können sie natürlich zu den ersten Zielen von Data ROT gehören, aber es kommt wirklich darauf an, wer sie nutzt. Nehmen wir als Beispiel zwei Abteilungen: Buchhaltung und Marketing. Theoretisch sollte Marketing deutlich mehr Videodateien haben als die Buchhaltung. Wenn die Buchhaltung jedoch viele Videos hat, könnte dies Fragen aufwerfen und zu weiteren Nachforschungen führen, bei denen möglicherweise triviale Daten gefunden werden, die der Buchhaltungsabteilung keinen Nutzen bringen. Dies ist ein gutes Beispiel für einen Video-Tag in Kombination mit einem Abteilungs-Tag, um auf die Art der Daten aufmerksam zu machen, die eine Abteilung nutzt.
• Bilddateien — Aehnlich wie bei Videos können Bilder größere Mengen an Speicherplatz beanspruchen, beispielsweise im Marketing mit der Anzahl hochqualitativer Fotos, die für verschiedene Materialien verwendet werden. Aber was ist mit Benutzerfreigaben und der Anzahl der Fotos dort? Einiges davon mag für die Organisation nuetzlich sein, aber was, wenn ein Benutzer seine persönlichen Fotos auf dem Unternehmensspeicher sichert? Die Verwendung von Tag-Kombinationen kann helfen, ROT-Daten zu kennzeichnen und den Speicherverbrauch von Benutzerfreigaben zu bereinigen.
• Backup-Dateien — Abhängig von Ihrer Backup-Software oder Anwendungen mit nativen Backups kann es zugehoerige Dateien geben. Oftmals sind diese ziemlich gross, da sie komplette Server oder grosse Datensätze sichern, und werden manchmal vergessen. Lassen Sie sie als Backup-Dateien taggen und sprechen Sie mit den zustaendigen Teams, ob sie aufgrund ihres Alters gelöscht oder archiviert werden könnten.

Videos, Bilder und Backups sind grossartige Beispiele für Dateitypen, die Speicherplatz verbrauchen, der für die Organisation trivial ist. Ob es sich um persönliche Benutzerdateien, triviale/veraltete Daten einer Abteilung oder laengst vergessene Backups handelt — Tagging hilft dabei, den Ueberblick über die Daten und deren Nutzer zu behalten. So erhalten Sie die Fakten, um aufzuraeumen und kostspieligen Speicherplatz zurückzugewinnen.